1. POLITICA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL:

2. CINE SUNTEM?

VIVASAN LAUR S.R.L. este operator de date cu caracter personal, cu sediul social în România, Bucureşti, strada Hatmanul Arbore nr. 15-17, etaj 2, biroul 202, sector 1, înregistrat la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/1605/2007, Cod Unic de Înregistrare RO20818404, număr de telefon 0749 563 833, adresă de e-mail office@vivasan.ro. În cuprinsul acestui document, Vivasan Laur S.R.L. va fi denumit ”VIVASAN” sau ”Operatorul”.

În conformitate cu Legislaţia GDPR în vigoare, VIVASAN are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele cu caracter personal care îi sunt furnizate. VIVASAN prelucrează datele cu caracter personal în condiții de legitimitate, implementând măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea integrității și confidențialității datelor conform prevederilor Legislației GDPR.

Pentru orice întrebări, sesizări sau comunicări legate de datele cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la datele de contact precizate mai sus.

3. CE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM?

În principiu, orice informație care identifică sau poate identifica, direct sau indirect, o persoană fizică este o dată cu caracter personal.

VIVASAN prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal:

1. informaţii de identificare: nume, prenume;
2. date de contact: număr de telefon, adresă de e-mail/ de contact;
3. alte informații necesare furnizării produselor Vivasan/ derulării relației contractuale/ de afaceri, după caz: funcție, cod fiscal, număr de ordine în Registrul Comerțului, sediu profesional, produse achiziționate/ comandate/ returnate, voucher/ cod promoțional, adresă de livrare, numele și prenumele Membrului Vivasan care v-a recomandat, cont IBAN, nume utilizator, parolă (criptată), activitatea desfășurată, rulaje, semnătură, (ex. confirmarea comenzii/ expedierii), produse dorite (wishlist), istoricul produselor vizualizate, sume plătite, card bancar (date trunchiate), referința bancară de plată, date privind destinatarul produselor Vivasan, retur etc.;
4. date colectate în trecut în baza unor dispoziții legale în prezent abrogate, a căror perioadă de retenție nu a expirat: CNP, serie și număr act de identitate pentru emiterea de facturi fiscale etc.;
5. date din comunicări, sesizări, cereri efectuate în scris sau verbal de către dumneavoastră sau terți, prin intermediul conturilor VIVASAN de rețele sociale, al telefonului, e-mail-ului: de exemplu, nume și prenume, adresă, e-mail, telefon, alte date furnizate în cadrul comunicărilor/ sesizărilor/ cererilor/ discuțiilor;
6. profilul de social media: putem avea acces, respectiv putem prelucra, datele dumneavoastră de profil (ex. nume de utilizator, poză de profil, orice altă informație furnizată rețelei sociale) sau comentariile dumneavoastră atunci când interacționați cu VIVASAN prin intermediul rețelelor de social media (ex. când apreciați pagina VIVASAN pe Facebook sau când ne urmăriți sau partajați conținutul pe Facebook, Instagram, Youtube);
7. imaginea (foto/ video): atunci când organizăm/ participăm la evenimente/ seminarii/ instruiri tematice;
8. alte date în cazul în care aveți calitatea de membru Vivasan, după caz: funcție, cod fiscal, număr de ordine în Registrul Comerțului, sediu profesional, produse achiziționate/ comandate/ returnate, adresă de livrare, numele și prenumele Membrului Vivasan care v-a recomandat, cod Membru Vivasan, calitatea de Mentor Vivasan, cont IBAN, nume utilizator, parolă (criptată), activitatea desfășurată, venituri, rulaje, reduceri/ discount, puncte valorice, bonus, premii (ex. produse Vivasan), remunerații, semnătură etc.;
1. cookie-uri și tehnologii similare (ex. pixeli): detalii cu privire la acestea, modul de funcționare și inactivare găsiți în Politica de cookies.

VIVASAN își rezervă dreptul de a solicita alte date necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor birourilor relevante din structura sa organizațională, strict în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

4. CINE SUNT PERSOANELE VIZATE?

În contextul acestei Politici, termenul persoane vizate se referă la: a) vizitatorii site-ului de internet www.vivasan.ro, ai blogului VIVASAN și ai conturilor de rețele sociale ale căror utilizator este VIVASAN (ex. Facebook, Instagram, Youtube etc.), b) clienții VIVASAN, c) membrii VIVASAN, d) persoanele ale căror date sunt furnizate VIVASAN de alte persoane. Persoanele vizate pot furniza datele cu caracter personal atât în nume propriu, căt și în calitate de reprezentanți ai unor entități juridice.

VIVASAN colectează date cu caracter personal fie direct de la persoana vizată, fie indirect de la terți. De exemplu, colectăm datele cu caracter personal direct de la dumneavoastră atunci când: ne contactați pe e-mail sau telefonic, ne furnizați datele pentru crearea contului de client/ membru VIVASAN, prin intermediul unei cărți de vizită sau al unei rețele de socializare (ex. Facebook), când vă anunțați participarea sau participați la unul dintre evenimentele organizate de VIVASAN. Colectăm indirect datele dumneavoastră cu caracter personal prin intermediul altor persoane vizate (de exemplu, un client/ Membru/ Mentor Vivasan atunci când acesta ne furnizează numele sau codul dumneavoastră de Membru Vivasan la efectuarea unei vânzări de produse Vivasan pentru înregistrarea beneficiilor aferente în contul dumneavoastră), al entităților juridice pentru care acționați în calitate de reprezentant/ persoană de contact/ împuternicit, al operatorilor privați sau publici, inclusiv al autorităților statului și al instanțelor de judecată, precum și din surse/ documente publice, după caz.

În cazul în care VIVASAN primește datele cu caracter personal ale unei persoane vizate de la o altă persoană vizată sau de la un terț, aceasta/ acesta are obligația de a informa respectivele persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

Precizăm faptul că pagina de internet VIVASAN conține link-uri către rețele de socializare, însă nu folosim plug-in-uri către acestea. Astfel, sunt încorporate în site-ul VIVASAN link-uri HTML care facilitează distribuţia pe platformele reţelelor sociale. Încorporarea link-ului împiedică o conexiune directă cu diferite servere ale reţelelor sociale atunci când deschideţi o pagină a site-ului VIVASAN. Când daţi clic pe butonul aferent unei rețele sociale, se va deschide o fereastră de navigare care vă direcţionează către site-ul respectivului furnizor de servicii, pe care (după logare) poate fi folosit de exemplu butonul “Like” sau “Share”.

Precizăm, de asemenea, faptul că pagina de blog conține plug-in-uri ale rețelelor de socializare (Facebook, Instagram, YouTube), iar operatorii rețelelor de socializare obțin prin utilizarea plug-in-urilor sociale informația pe care ați accesat-o pe blogul Vivasan, adresa IP, informații despre browser. Dacă interacționați cu respectivul plug-in (ex. clic pe butonul “Like“ de la Facebook), are loc o transmitere a acelei informații către respectiva rețea de socializare. Informația este transferată indiferent dacă aveți sau nu un cont la un operatorul rețelei de socializare sau dacă sunteți autentificați în contul dumneavoastră la respectivul operator. Vivasan nu are acces și nu stochează aceste date, colectarea și dezvăluirea acestora realizându-se în mod automat. Aceste plug-in-uri sunt folosite în scopul asigurării legăturii dintre acest site și paginile oficiale gestionate de Vivasan în cadrul rețelei de socializare relevante.

În cazul în care alegeți să comunicați cu noi prin intermediul rețelor de socializate, precizăm faptul că operatorii de date care administrează aceste platforme prelucrează la rândul lor datele dumneavoastră cu caracter personal și conținutul mesajelor transmise prin aceste mijloace, conform politicilor proprii de prelucrare date cu caracter personal/ de confidențialitate, pe care vă invităm să le parcurgeți cu atenție.

5. ÎN CE SCOPURI PRELUCRĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL ȘI CARE SUNT TEMEIURILE LEGALE ALE PRELUCRĂRILOR?

Pentru a putea beneficia de produsele și serviciile VIVASAN în calitate de client sau Membru Vivasan sau pentru a avea acces la anumite funcţionalităţi sau servicii ale site-ului VIVASAN, este necesar să furnizați anumite date cu caracter personal pentru a vă putea furniza serviciul sau pentru a vă oferi acces la funcţionalitatea respectivă. Vă informăm că, dacă decideţi să nu ne furnizaţi informațiile obligatorii, este posibil ca solicitarea dumneavoastră să nu poată fi finalizată și să nu puteţi beneficia de anumite servicii VIVASAN sau funcționalități ale paginii de internet.

În cazul comunicărilor comerciale/ activităților de marketing, vom prelucra datele cu caracter personal numai în cazul în care v-ați exprimat un consimțământ expres în acest scop. De asemenea, în cazul în care VIVASAN dorește să prelucreze datele cu caracter personal în alte scopuri, îndeosebi în baza articolului 6 alineatul 1) litera a) din GDPR, respectiv în baza consimţământului dumneavoastră, vi se va transmite o notificare de informare separată, pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul expres, în mod liber.

Fiecare temei legal în baza căruia prelucrăm datele cu caracter personal este stabilit în acord cu scopul pentru care sunt prelucrate aceste date.

Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării datelor cu caracter personal sunt următoarele:

Prelucrările de date speciale sau întemeiate pe consimțământ. Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul 1 litera a) sau pe articolul 9 alineatul (2) litera a) din GDPR, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau retrage consimțământul în orice moment, și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.

6. CÂT TIMP PRELUCRĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pe o perioadă limitată de timp, astfel cum este necesar desfășurării activității VIVASAN raportată scopului prelucrării și prevederilor legale aplicabile. De exemplu, în scopul îndeplinirii obligațiilor din materia arhivării, vom prelucra datele cu caracter personal pentru o perioadă de maximum 10 (zece) ani de la încheierea exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite documentele financiar-contabile justificative care conțin respectivele date cu caracter personal.

Dacă prelucrarea este efectuată în scop de comunicări comerciale/ activități de marketing, datele cu caracter personal sunt stocate pe durata valabilității consimțământului de marketing, la care se adaugă o perioadă de 3 (trei) ani – termenul general de prescripție – de la retragerea acestuia. În situația în care vă retrageți consimțământul, datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în acest scop din momentul retragerii consimțământului.

Ulterior, după ce termenele de păstrare expiră, vom proceda la ştergerea datelor cu caracter personal.

7. CUI TRANSMITEM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

Datele cu caracter personal sunt destinate utilizării de către VIVASAN, în calitate de operator de date şi sunt comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul:

1. instituții/ autorități centrale și locale în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ale VIVASAN (ex. ANAF, executori judecătorești, registre publice, poliție, parchet etc.);
2. instanțe de judecată în vederea formulării de acțiuni, apărări și reprezentării în instanță;
3. Mentori Vivasan din structura Vivasan în care sunteți înregistrat ca și Membru Vivasan pentru a permite comunicarea privind produsele Vivasan, recomandări și suport privind contul și structura dumneavoastră Vivasan și Planul, inclusiv privind executarea acestuia și atingerea unor obiective financiare;
4. colaboratori/ furnizori de servicii utilizați de către VIVASAN în activitatea sa inclusiv, dar fără a se limita la domenii precum: IT, găzduire server, mentenanță și administrare site, contabilitate, programe de gestiune, audit, curierat, servicii juridice, service și garanție, servicii de plăți online cu cardul, transmiterea de newsletter/ comunicări comerciale etc;
5. Gecco Import-Export Handelsgesellschaft mbH, cu sediul în Austria, cu care colaborează Vivasan în contextul structurii de business și activității desfășurate de Vivasan.

Dezvăluirea datelor către terți se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior, care au luat măsuri adecvate de protecţie, conform prevederilor legale, pentru a asigura că aceştia îşi respectă obligaţiile privind protecţia datelor cu caracter personal.

Datele cu caracter personal pot fi transferate (ex. accesate, consultate etc.) și către alte entități în vederea inițierii și încheierii altor contracte/ relații de afaceri.

VIVASAN poate transfera date cu caracter personal către țări din afara Uniunii Europene sau Spațiului Economic European (așa-numitele țări terțe) recunoscute de Comisia Europeană cu un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal sau, dacă nu, numai dacă un nivel de protecție a datelor cu caracter personal adecvată de cea a Uniunii Europene, este garantată în mod contractual de beneficiarii situați în țara terță (de exemplu, prin semnarea clauzelor contractuale standard prevăzute de Comisia Europeană). Informații suplimentare pot fi solicitate în scris la adresa de e-mail office@vivasan.ro.

8. CARE SUNT DREPTURILE PERSOANEI VIZATE ȘI CUM POT FI EXERCITATE?

Conform prevederilor legale aplicabile (articolele 12-22 din GDPR), persoană vizată are următoarele drepturi:

1. dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține confirmarea faptului că datele cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de către VIVASAN, iar în caz afirmativ, de a obține accesul la acestea, precum și anumite informații, inclusiv prin furnizarea unei copii a datelor cu caracter personal prelucrate;
2. dreptul la rectificare, respectiv dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte și completarea celor incomplete;
3. dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”), care poate fi exercitat în situațiile reglementate expres de lege (de exemplu, în cazul retragerii consimțământului sau în cazul în care se constată că prelucrarea datelor cu caracter personal nu a fost legală);
4. dreptul la restricţionarea prelucrării, care poate fi exercitat în situațiile reglementate expres de GDPR (de exemplu, în cazul în care se contesta exactitatea datelor cu caracter personal pe perioada necesară pentru clarificarea situației sau în cazul în care prelucrarea este ilegală, și nu se dorește ștergerea datelor, ci doar restricționarea prelucrării acestora);
5. dreptul la portabilitatea datelor, în temeiul căruia persoana vizată poate primi datele sale cu caracter personal pe care VIVASAN le prelucrează prin mijloace automate, în executarea unui contract sau în baza consimțământului persoanei vizate, într-un format structurat, care poate fi citit automat, sau poate solicita că datele cu caracter personal să fie transmise altui operator de date;
6. dreptul la opoziţie, în temeiul căruia persoana vizată se poate opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim al VIVASAN (inclusiv creării de profiluri) sau realizate în exercițiul unui interes public sau al unei autorizări cu care este investit Operatorul;
7. dreptul de a solicita și a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii luate în privința dumneavoastră, care produce efecte juridice și care se bazează exclusiv pe prelucrarea automată; precizăm că, în prezent, VIVASAN nu prelucrează date în baza unui proces decizional individual automatizat;
8. dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal bazate pe acest temei legal, în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
1. dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau unei instanţe competente; în cazul în care considerați că drepturile de care beneficiați în calitate de persoană vizată au fost încălcate, vă puteți adresa oricând, cu o plângere sau o sesizare în acest sens, Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în București, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, România, www.dataprotection.ro. De asemenea, puteți introduce o acţiune în justiţie, pe rolul instanţelor judecătoreşti competente.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați la următoarele date de contact: office@vivasan.ro. VIVASAN va răspunde solicitării dumneavoastră în termen de o lună de zile de la primirea solicitării, conform GDPR, perioadă care poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor aflate în curs de soluționare în cadrul VIVASAN. VIVASAN vă va transmite o informare în acest sens.